おじさま達のメンテナンス方法

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こんにちは、風呂めぐみです。ご縁のある皆さま、いつもありがとうございます。高松でソーシャルビジネスのプラットホーム、コワーキングスペース・ガイニーを運営させていただいています。コワーキングスペースという提供させていただいている設備の特徴から、起業時の初期投資費用をおさえられるため、何かをはじめたい方の利用も多く、相談にのることがあります。セルフブランディングのお手伝いをさせていただいています。

去年の後半頃から、内部統制を視野に入れて、パソコンでグループウエアーを使って、ワークフロー運用しようという運びになりました。(弊社は内部統制を導入するほどの規模ではありません)心配なのは、年配の方々。若い人は順応性があるので、即ついてこれますが、年配の方々は、時間がかかりそうでした。

それにともなって、明確なルールを作成しなければ、操作方法もさることながら、申請手順をあやまってしまいます。まずは、ソフト選びから、できるだけ安く、想像がつきやすいタイプのものを選び、メニューを半分ぐらいにして運営をスタートさせまました。

具体的には、稟議制度の申請を中心に、ワークフローを使って、手順を説明し運営していく運びとなりましたが、承認作業は、あがってきた申請書の内容を確認して、ボタンを押すだけです。しかし問題なのは、申請書がいつあがってきたかを知らせるタイミング。ルールとして前者が次の申請者に、翌日にアクションが無ければ知らせる事としました。そのうち、携帯に、申請書があがったタイミングで、メールを飛ばす設定をしようと思っていました。でも、時期が大切だと思っていました。スキーの指導でも、よく「パラレル」を教えてほしいと、後輩に言われたり、スクールを申し込む人がいて、(今はパラレルという表現はしませんが・・)ブレーキ操縦がしっかりできていない人に、足をそろえて滑るなど、難しい話で、段階を踏まないといくら教えても無理なお話で、それと、同じ事だと思っていたからです。

しかし、私ははやく、運営をスムーズにいかしたいので、焦ってしまい、登録してしまったのです。しかも、全部の情報が、携帯メールに飛ぶように!そうしたら、どんどんとメールが飛んできて、困っているといわれ携帯のメールアドレスを変えられてしまいました。やはり、早かった!さぁ、どうしましよう。もう一度登録すると、怒られそうですし、また、説明してから登録?説得が大変そうです。

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